PROCESSO RELATIVO AL CONTROLLO
DELLE INFORMAZIONI DOCUMENTATE
NELLA ISO 9001:2015 - PROGETTARLO
E IMPLEMENTARLO AL MEGLIO

Che cosa sono le informazioni documentate e che importanza hanno nella ISO 9001:2015? La norma definisce con questo termine tutte le informazioni importanti all'interno di un'organizzazione che devono essere conservate, organizzate e tenute sotto controllo. Fondamentalmente, le informazioni documentate sono una combinazione di: documenti: i "documenti" e le "registrazioni".
Nel linguaggio comune, questi due termini sono spesso usati in modo intercambiabile ma, per la ISO 9001:2015, hanno significati diversi. Le registrazioni vengono, generalmente, conservate per lunghi periodi di tempo, mentre i documenti contengono dati che vengono mantenuti e aggiornati frequentemente. In altre parole, una registrazione può essere pensata come un foglio di carta con campi vuoti per raccogliere determinati tipi di dati o informazioni che, una volta inseriti, non verranno più aggiornati in quanto il loro scopo è, appunto, quello di registrare un evento e, per questo, vengono conservate. Il documento, invece, è un foglio bianco che può contenere qualsiasi informazione importante per l'azienda e che va mantenuto aggiornato. I documenti, infatti, vengono creati per descrivere ciò che deve essere fatto e, poiché queste direttive possono cambiare, i documenti vengono regolarmente aggiornati e mantenuti nel tempo.

Per quanto riguarda i requisiti della ISO 9001:2015 in base ai quali progettare un processo ch gestisca e mantenga sotto controllo le informazioni documentate, lo standard non richiede procedure specifiche relative ai documenti e alle registrazioni, né richiede che tra le informazioni documentate venga incluso un manuale della qualità. La ISO 9001:2015 rispetto alle versioni precedenti ha meno requisiti relativi alla documentazione. Abbiamo già visto quali sono le informazioni documentate obbligatorie per la ISO 9001:2015, così come i requisiti specifici legati alla gestione di questi documenti. Il risultato auspicabile di questo lavoro è che, quando un'azienda è conforme alla norma ISO 9001:2015, è in grado di tenere traccia in modo efficiente delle attività quotidiane, della formazione dei dipendenti, dello sviluppo del prodotto e di molto altro ancora. Inoltre, un solido processo di controllo dei documenti è al centro anche del controllo costante sul sistema di gestione della qualità, visto che quasi ogni aspetto dell'audit e della verifica della conformità è gestito attraverso l'esame di informazioni documentate.

Al fine di rispettare i requisiti relativi al controllo dei documenti , è essenziale che tutto il personale comprenda:

• che tipo di documenti devono essere controllati;
• come bisogna esercitare questo controllo

E' necessario che l'azienda stabilisca e comunichi i passaggi necessari ar garantire che il personale e gli altri utenti della sua documentazione comprendano cosa devono fare per gestire tali informazioni in modo efficace ed efficiente. I singoli responsabili dovrebbero promuovere nella loro area di competenza buone pratiche di gestione dei documenti e delle registrazioni, supportando, nel contempo, il rispetto generale del processo di controllo dei documenti. Ogni persona dovrebbe essere responsabile dei documenti e delle registrazioni che crea, nonché della loro conservazione e smaltimento. in linea con i requisiti legislativi e con le procedure e le politiche organizzative. Va notato, infine, che non è necessario mantenere una procedura documentata, ma le organizzazioni possono comunque scegliere di averne una.

Vediamo ora quali sono gli elementi di un processo di controllo delle informazioni documentate.

Quali attività bisogna far rientrare nel processo di controllo delle informazioni documentate?

Il processo relativo al controllo delle informazioni documentate si compone di diverse attività che possono essere responsabilità dell'area qualità e/o dei singoli proprietari dei processi:

• identificare tutti i documenti del sistema qualità;
• approvare, riesaminare periodicamente, aggiornare e distribuire le informazioni documentate;
• mantenere aggiornato lo stato di revisione di ogni documento o registrazione;
• tenere sotto controllo i documenti di origine esterna;
• identificare tutte le registrazioni necessarie a far operare ben il sistema qualità aziendale;
• archiviare, proteggere, essere in grado di ritrovare, mantenere e conservare le registrazioni;
• mantenere le registrazioni fruibili nel tempo

Gli input del processo di controllo delle informazioni documentate

Il processo di controllo delle informazioni documentate avrà come input:

• la valutazione dei rischi e delle opportunità legate ad ogni processo;
• le richieste da parte del management;
• lo standard ISO 9001:2015;
• i requisiti del cliente e legislativi

Gli output del processo di controllo delle informazioni documentate

Il processo relativo alle informazioni documentate avrà come output:

• una lista sempre aggiornata di tutte le informazioni documentate dell'organizzazione

I rischi legati al processo di controllo delle informazioni documentate

Se dovessimo valutare a quali rischi è sottoposto questo processo, inizieremmo dai seguenti:

• utilizzo di documenti obsoleti;
• utilizzo non autorizzato delle informazioni documentate;
• modifiche non autorizzate ai documenti o alle registrazioni;
• documenti non disponibili dove servono;
• documenti esterni non identificati e correttamente distribuiti
• informazioni incomplete o poco leggibili;
• furto delle informazioni;
• perdita delle informazioni documentate;
• uso non corretto dei documenti e delle registrazioni
• utilizzo di documenti non aggiornati o errati;
• incapacità di ritrovare le informazioni quando servono;
• danneggiamento delle informazioni

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Quali sono gli obiettivi e gli indicatori del processo di controllo delle informazioni documentate?

Gli obiettivi del processo di controllo delle informazioni documentate sono quelli di non avere informazioni documentate che non siano facilmente disponibili, non avere registrazioni o documenti incompleti o danneggiati e non avere accessi non autorizzati alle informazioni documentate

Gli indicatori, ovviamente, saranno: il numero di problematiche relative all'accesso alle informazioni documentate, la percentuale di registrazioni e documenti incompleti o danneggiati e il numero di accessi non autorizzati al sistema documentale.

PER SAPERNE DI PIU':